Depuis plusieurs années, l’administration fiscale renforce la lutte contre la fraude à la TVA.
Dans ce cadre, l’utilisation de logiciels ou systèmes de caisse certifiés est devenue une obligation pour de nombreuses entreprises.
Depuis le 16 février 2025, une évolution majeure est entrée en vigueur :
👉 l’auto-certification des logiciels par les éditeurs n’est plus admise.
Seul un certificat délivré par un organisme accrédité permet désormais de justifier la conformité.
Qui est concerné ? Quels logiciels sont visés ? Quelles sont les règles à respecter et les risques encourus ?
Faisons le point.
Qui est concerné par l’obligation de logiciel de caisse certifié ?
Sont concernés les assujettis à la TVA qui :
- vendent des biens ou des services à des clients particuliers (non assujettis) ;
- enregistrent les règlements via un logiciel ou un système de caisse.
👉 Sont également visées les entreprises qui encaissent des règlements pour le compte d’un autre assujetti.
Entreprises exclues du dispositif
Ne sont pas soumises à cette obligation :
- les entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA ou réalisant uniquement des opérations exonérées ;
- les exploitants agricoles au régime du remboursement forfaitaire ;
- les entreprises dont les clients sont exclusivement des professionnels assujettis ;
- les entreprises étrangères non établies en France, même immatriculées à la TVA.
Quels logiciels de caisse sont visés ?
Un logiciel de caisse est un système qui :
- enregistre les paiements reçus,
- sans générer automatiquement une écriture comptable définitive.
Sont donc concernés :
- les logiciels de caisse physiques ou en ligne ;
- les logiciels de facturation dotés d’une fonctionnalité de caisse ;
- les logiciels multi-fonctions générant des écritures comptables modifiables (« brouillard »).
Cas exclus par tolérance administrative
L’obligation ne s’applique pas lorsque 100 % des paiements transitent par :
- un établissement de crédit français ;
- une banque établie dans l’Union européenne soumise à l’échange automatique d’informations.
⚠️ Attention : la moindre exception (espèces, chèque, autre prestataire) fait tomber la tolérance.
Quelles données doivent être sécurisées ?
Les données de règlement concernées incluent notamment :
- le numéro de justificatif ;
- la date et l’heure de la transaction ;
- le montant TTC ;
- le détail des produits ou prestations ;
- le mode de paiement ;
- les traces de modifications ou corrections.
Ces données doivent garantir :
- la traçabilité des opérations ;
- l’intégrité des informations ;
- la possibilité de reconstitution en cas de contrôle.
Quelles conditions un logiciel de caisse doit-il respecter ?
Inaltérabilité des données
Les données d’origine doivent :
- être conservées sans modification ;
- toute correction doit laisser une trace horodatée ;
- être accessibles à l’administration fiscale.
Sécurisation des données
Le logiciel doit sécuriser :
- les données initiales ;
- les modifications ;
- les pièces justificatives.
Même les fonctions de test ou de formation doivent être sécurisées.
Conservation des données
Les données doivent être conservées :
- dans le système informatique ;
- avec des clôtures journalières, mensuelles et annuelles ;
- incluant des totaux cumulatifs et récapitulatifs.
Archivage des données
Le logiciel doit permettre :
- un archivage au moins annuel ou par exercice ;
- un figement des données avec date certaine ;
- une lecture simple des archives, même après changement de logiciel.
Comment justifier la conformité du logiciel de caisse ?
Depuis le 16 février 2025
👉 Seul un certificat délivré par un organisme accrédité est valable.
L’attestation individuelle de l’éditeur n’est plus admise.
Période transitoire
Des mesures de tolérance ont été prévues :
- du 16 février au 31 août 2025 :
l’attestation éditeur reste acceptée ; - du 1er septembre 2025 au 31 août 2026 :
le logiciel doit :- soit être certifié,
- soit faire l’objet d’une demande de certification formelle engagée avant le 31 août 2025 ;
- à compter du 1er septembre 2026 :
➜ certification obligatoire sans exception.
⚠️ Un certificat est exigé pour chaque logiciel ou système utilisé.
Quels contrôles et sanctions en cas de non-conformité ?
L’administration fiscale peut intervenir :
- lors d’un contrôle inopiné ;
- ou dans le cadre d’une vérification de comptabilité.
Sanction encourue
- 7 500 € d’amende par logiciel non conforme.
L’amende est évitée si le certificat est fourni dans les 30 jours suivant le contrôle.
En cas de non-mise en conformité, de nouvelles sanctions peuvent être appliquées.
À retenir
- L’utilisation d’un logiciel de caisse certifié est obligatoire pour de nombreuses entreprises.
- L’auto-certification par l’éditeur est supprimée depuis février 2025.
- Seul un certificat d’un organisme accrédité permet de prouver la conformité.
- Les sanctions peuvent être lourdes en cas de manquement.
- La période transitoire prend fin au 31 août 2026.
Conclusion – L’accompagnement de votre expert-comptable
La conformité des logiciels de caisse ne se limite pas à un choix technique.
Elle engage la sécurité fiscale de l’entreprise.
Votre expert-comptable vous accompagne pour :
- identifier les logiciels concernés ;
- vérifier la validité des certificats ;
- sécuriser vos procédures d’encaissement ;
- anticiper les contrôles fiscaux.
👉 Un accompagnement en amont évite des sanctions coûteuses et sécurise durablement votre activité.
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